E-Mail services

Instellingen voor het versturen van e-mail.

Wat is er aan de hand?

Als je e-mail ontvangt en verstuurt met een e-mailprogramma moet je een uitgaande mail server instellen. Het netwerk van de SSHUnet is zo ingericht dat alleen mail verstuurd kan worden via de SMTP server van het complex of via de centrale SSHUnet SMTP server. De andere mogelijkheden om e-mail te versturen zijn er niet. (Voor de meer technisch ingestelde bewoner: poort 25 zit dicht op de router van het SSHnetwerk)

Waarom deze beperking?

Om kort te zijn: vanwege de aanhoudende vloed aan virussen die voornamelijk SPAM versturen. Het komt voor dat op een avond een besmette PC vele tienduizenden SPAM mailtjes verzendt, en dat de SSHU en de abuse groepen vervolgens een zware taak hebben om deze besmette PC op te sporen en te isoleren. Door de vrije verzending van email centraal te kanaliseren zijn we in staat de spammende virussen voor een deel in de kiem te smoren.

Wat moet ik instellen?

Je zult als bewoner mogelijk iets moeten veranderen aan de instellingen van je mail programma (bijv: Eudora, Outlook, Thunderbird, Evolution, etc, maar niet bij webmail zoals gmail.com, hotmail.com, e.d.). Als uitgaande e-mail server zul je smtp.sshunet.nl moeten invullen. Voor verschillende e-mail programma's hebben we voorbeelden van de instellingen beschikbaar.

Wat gebeurt er precies met mijn e-mail?

Je e-mail wordt voor acceptatie door de mail server gechecked op virussen en of er geen 'gevaarlijke' bestandstypen als attachment aan hangen (op dit moment: .exe|.vbs|.pif|.scr|.bat|.cmd|.com|.dll). Deze scan is ingebouwd om te voorkomen dat een besmette PC mogelijk anderen besmet.
Verder is er een 'rate limiter' ingebouwd die telt hoeveel e-mails je verstuurt (het aantal connecties), hoeveel geaddresseerden er zijn (het aantal 'recipients'), en de totale grootte van je mail telt (Megabytes). Dit is om te voorkomen dat een PC in korte tijd duizenden spam mails verstuurt of een mail-bom afvuurt.
Verder zit er een check in of er een geldig afzender adres en een geldig ontvangend adres is.
Mocht er een virus worden gedetecteerd of kom je over de maximale mail limiet heen, of zijn de afzender of de ontvanger niet geldig, dan wordt je mailtje geweigerd.

FAQ

Wat moet ik instellen?: Uitgaande e-mail server: smtp.sshunet.nl, of de smtp server van je complex. Kijk eens bij de voorbeeld instellingen.
Hoe lang is de tijdsduur (de 'periode') van de quota voor de rate limiter?: 1 uur.
Hoeveel stuks email per periode?: 50 e-mails
Hoeveel ge-adresseerden per periode?: 100 To, CC en BCC adressen
Hoeveel data per periode?: 250Mb (mail tekst + attachments)
Filteren jullie op content?: Ja, gedeeltelijk.
We checken op virussen, en laten attachments met bepaalde extenties niet door (.exe, .com, .bat, .pif, etc). We filteren niet op de tekst van je email, maar het aanzetten van een spam check is later nog mogelijk.
Ik heb teveel verstuurd, wat gebeurt er nu met de email?: A) Voor mail programma's zoals Outlook, Thunderbird of Evolution: Je mail programma krijgt een error dat mail versturen niet mag. Je email blijft in je outbox staan zodat je het na een uur nog een keer kunt proberen.; B) Als je een eigen mail server hebt (of MX bent) dan krijgt je MTA een 450 error van de centrale mail servers als je quotum op is (een temporary error). Dit levert misschien na verloop van tijd een bounce op. Als het _afzender_ adres buiten sshunet.nl (of haar complexen) ligt moet de bounced email weer via de centrale mail servers en die accepteren je mail opnieuw niet wanneer de flow nog steeds te groot is. Vervolgens zal jouw lokale mail server de email waarschijnlijk weggooien omdat hij hem niet langer kan bewaren en ook niet kan verzenden. Zorg daarom dat je je mail flow onder controle houdt.
Mijn mail wordt geweigerd maar ik zit nog niet aan mijn quotum. Wat is er aan de hand?: Check de adressen in je email, deze moeten geldig zijn. Check je computer op virussen, want ook als je een virus of gevaarlijk attachment o.i.d. probeert te versturen wordt je email geweigerd.
Ik ben MX voor een vriendje, telt die email mee?: Ja, alles telt mee.
Ik heb verstuur grote hoeveelheden email per uur, en de huidige quota zijn te krap. Wat kan ik doen?: Suggestie: Beperk je email verzending alleen voor eigen gebruik, stoot je MX'en voor derden af. Is dat nog niet genoeg, neem dan contact op met je lokale abuse groep en geef aan welke legitieme reden er is voor de grote mail flow. De lokale abuse groep kan je voordragen voor een uitzonderingsbehandeling.
Ik wil een *.exe versturen, hoe kan dat?: Gebruik je homepage voor het uitwisselen van als 'gevaarlijk' bestempelde bestanden.